À l’heure où la facturation électronique devient une obligation légale en Europe, comprendre PEPPOL et savoir l’intégrer efficacement dans ses processus n’est plus réservé aux grandes entreprises ou aux experts IT. Il s’agit désormais d’un enjeu concret et stratégique pour toutes les organisations qui échangent des factures avec des clients, des fournisseurs ou des administrations.
Chez Agilux, nous accompagnons depuis plusieurs années des entreprises belges et luxembourgeoises dans cette transition vers la facturation électronique via PEPPOL grâce à l’intégration du module PEPPOL de l’ERP Mercator. À travers cet article, notre objectif est clair : vous expliquer simplement ce qu’est PEPPOL, pourquoi il devient incontournable et comment l’aborder concrètement, à partir de retours terrain et de situations réellement rencontrées par nos clients.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
Définition de PEPPOL et origine du réseau
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé d’échange de documents électroniques, conçu initialement pour faciliter les échanges entre les entreprises et les administrations publiques européennes. Son objectif de départ : harmoniser et simplifier la facturation électronique dans les marchés publics, en supprimant les barrières techniques entre pays et systèmes informatiques.
Avec le temps, PEPPOL a dépassé le cadre du B2G pour devenir un standard de référence de l’e-invoicing, aujourd’hui largement adopté dans les échanges B2B. Il est désormais promu par les autorités européennes comme l’infrastructure commune sur laquelle s’appuient les obligations légales de facturation électronique dans de nombreux pays.
PEPPOL comme réseau d’échange standardisé de documents électroniques
PEPPOL est un réseau d’interopérabilité qui permet à des entreprises utilisant des logiciels différents de s’échanger des documents électroniques de manière fiable et sécurisée. Comme pour un système téléphonique où tous les opérateurs communiquent entre eux, PEPPOL permet à votre logiciel de facturation de « parler » avec celui de vos clients ou fournisseurs, sans souci de compatibilité.
Chaque entreprise se connecte au réseau via un point d’accès certifié (Access Point), généralement intégré à son ERP ou à son logiciel de facturation. Une fois connectée, elle peut échanger des documents avec n’importe quel autre acteur PEPPOL, sans se soucier du logiciel, du pays ou de l’infrastructure utilisée par son partenaire.
La facture PEPPOL est une facture électronique structurée, basée sur des formats normalisés comme XML ou UBL, conformes à la norme européenne. Cette logique de standard commun est essentielle : PEPPOL crée un langage universel de la facturation électronique, compris par tous les systèmes compatibles.
Pourquoi PEPPOL devient incontournable ?
La généralisation de la facturation électronique en Europe
La facturation électronique devient obligatoire dans de nombreux pays de l’Union européenne. Portée par des objectifs de modernisation des échanges, de lutte contre la fraude à la TVA et d’harmonisation des pratiques, cette évolution se traduit par des obligations légales progressives imposées aux entreprises.
Plusieurs pays européens ont déjà annoncé des calendriers de généralisation de la facturation électronique :
- Belgique : facturation électronique B2G obligatoire depuis 2024 et B2B dès le 1er janvier 2026.
- France : obligation B2B via PEPPOL prévue à partir de septembre 2026 pour les grandes entreprises et complétée ensuite pour les PME.
- Luxembourg, Allemagne et autres pays : calendriers similaires d’adoption progressive.
Dans ce contexte, PEPPOL s’impose comme l’infrastructure technique privilégiée par de nombreux États pour déployer la facturation électronique de manière réglementaire.
Les avantages de PEPPOL pour les entreprises
Un levier de conformité face aux obligations légales
PEPPOL répond directement aux exigences réglementaires liées à la facturation électronique. En s’appuyant sur des formats structurés normalisés et sur un réseau reconnu par les autorités, il permet aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures conformes aux normes en vigueur, sans dépendre de solutions propriétaires ou spécifiques à un pays.
Cette standardisation offre une sécurité juridique durable. Une fois PEPPOL mis en place, les entreprises disposent d’un cadre stable, capable d’évoluer avec les futures obligations légales, sans remise en question de leurs processus internes.
Une réduction significative des erreurs et des litiges
Grâce à la structuration des données, les factures PEPPOL limitent fortement les erreurs liées à la saisie manuelle, aux oublis de champs obligatoires ou aux interprétations divergentes entre systèmes. Les informations sont transmises de manière uniforme et contrôlée, ce qui améliore la qualité des données comptables.
Cette fiabilité réduit les rejets de factures, les corrections a posteriori et les litiges avec les clients ou fournisseurs. Les échanges deviennent plus fluides et plus prévisibles, ce qui renforce la relation commerciale.
Une automatisation complète des processus de facturation
PEPPOL permet une automatisation de bout en bout du cycle de facturation. Les factures sont générées, transmises, reçues et intégrées automatiquement dans les systèmes comptables et financiers, sans ressaisie manuelle.
Cette automatisation accélère les traitements, réduit les délais de validation et contribue à améliorer les délais de paiement. Les équipes financières gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse ou le pilotage.
Une traçabilité renforcée et une meilleure visibilité
Chaque document échangé via le réseau PEPPOL est horodaté, contrôlé et accompagné d’accusés de réception. Les entreprises disposent ainsi d’une traçabilité complète de leurs factures, depuis l’émission jusqu’à la réception effective par le destinataire.
Cette visibilité apporte un véritable confort opérationnel. Elle facilite le suivi des flux, la gestion des relances et constitue un atout précieux en cas de contrôle ou de vérification fiscale.
L’expérience Mercator + Agilux sur le terrain
Chez Agilux, nous intégrons PEPPOL via le module dédié de l’ERP Mercator, afin de permettre à nos clients d’émettre et de recevoir des factures électroniques directement depuis leur environnement de gestion, de manière fluide et sécurisée. Cette intégration native garantit une fiabilité totale des échanges, sans multiplication d’outils ou de manipulations externes.
Mais dans la réalité, la réussite d’un projet PEPPOL ne se limite pas à l’installation du module. Ce sont les situations concrètes rencontrées au quotidien qui font la différence. C’est précisément sur ces cas que repose notre accompagnement, avec une approche pragmatique et orientée usage.
Vérifier si un client ou un fournisseur utilise PEPPOL
Avant d’émettre une facture électronique, encore faut-il savoir si le partenaire est bien connecté au réseau. Mercator dispose d’un outil de vérification intégré. Depuis une fiche client/fournisseur, un clic droit permet de vérifier directement sur le réseau si cette entreprise est PEPPOL-ready.
Cette vérification évite les envois à l’aveugle, limite les rejets et garantit que les factures arrivent bien à destination. Chez Agilux, nous vous recommandons de systématiser cette vérification en amont des cycles de facturation pour éviter les retours ou rejets.
Gestion des PDF manquants dans les factures reçues
Certaines factures PEPPOL n’incluent pas de PDF joint, ce qui peut compliquer la lecture humaine ou les échanges avec des tiers. Mercator répond à cette problématique en générant automatiquement un PDF lisible à partir des données XML reçues. Les informations restent strictement identiques, mais présentées dans un format clair et exploitable pour les équipes internes.
Notre recommandation reste toutefois de demander systématiquement un PDF aux fournisseurs, afin de conserver une traçabilité complète et de faciliter les contrôles ponctuels.
Utiliser PEPPOL dans un environnement multi-sociétés
Dans les groupes ou structures multi-entités, une seule instance Mercator peut gérer plusieurs sociétés avec PEPPOL, à condition d’activer un module PEPPOL par société et de bien lier chaque séquence de factures à sa société respective.
Chez Agilux, nous mettons en place des paramétrages stricts et documentés pour éviter tout mélange de documents, sécuriser les flux et garantir une séparation claire entre les sociétés, tant sur le plan comptable que réglementaire.
Automatiser le self-billing et les factures complexes
Certaines activités, notamment dans les secteurs de l’énergie ou des services, reposent sur des mécanismes de self-billing (auto-facturation). Ces flux, souvent complexes, sont traditionnellement source d’erreurs lorsqu’ils sont gérés manuellement.
Mercator supporte le self-billing via PEPPOL avec des formats adaptés. Ainsi, vous bénéficiez d’une automatisation complète de flux, avec contrôle total des formats et des règles métier.
Trier et filtrer des documents reçus
La réception de documents PEPPOL ne se limite pas aux factures. Accusés de réception, notes de crédit ou autres documents transitent également par la PEPPOLBox. Mercator permet de filtrer les documents reçus dans la PEPPOLBox par nature, ce qui permet de gagner un temps précieux en comptabilité.
Agilux vous accompagne pour une facturation Peppol maîtrisée
La facturation électronique via PEPPOL est une contrainte réglementaire, mais c’est surtout une opportunité d’automatisation, de fiabilité et de meilleure collaboration avec vos partenaires commerciaux.
Avec l’expertise d’Agilux et le module Mercator PEPPOL, vous répondez aux obligations légales et vous transformez ce changement en un avantage opérationnel concret pour votre organisation.
PEPPOL : une transition simple quand elle est bien accompagnée
L’importance d’une mise en œuvre structurée
La généralisation de PEPPOL peut faire peur, surtout quand une facture reçue ne contient pas toutes les données attendues. Ces situations sont fréquentes lors des débuts et donnent parfois l’impression que le système est complexe ou difficile à maîtriser.
Pourtant, l’utilisation de PEPPOL n’est pas difficile en soi. En revanche, PEPPOL repose sur des règles strictes, des formats normalisés et des flux automatisés qui nécessitent une mise en œuvre rigoureuse. Sans un paramétrage adapté et une gouvernance claire des données, des incohérences peuvent apparaître et nuire à la fluidité du traitement des factures.
L’approche Agilux pour une transition maîtrisée
Chez Agilux, nous accompagnons nos clients bien au-delà de l’activation technique de PEPPOL. Notre approche repose sur une vision globale et pragmatique, adaptée à la réalité de chaque organisation. Elle inclut :
- un audit de votre configuration Mercator + PEPPOL
- un paramétrage adapté à votre organisation
- un accompagnement des équipes financières
- un support sur les cas d’exception ou erreurs de format
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